Datenschutzerklärung

Stand: 06.11.2026

Diese Datenschutzerklärung gilt für die SaaS-Anwendung SB Portal, betrieben von SB Code Solutions. Sie gilt nicht für die Marketing-Website (sb-code-solutions.de), die eine separate Datenschutzerklärung hat.

1. Verantwortlicher

2. Verarbeitete Daten und Zwecke

2.1 Registrierung und Kontozugang

Bei der Registrierung eines Testzugangs erheben wir folgende Daten:

• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Unternehmensname
• Gewähltes Passwort (gespeichert als bcrypt-Hash, nicht im Klartext)
• IP-Adresse (zum Zeitpunkt der Registrierung, für Missbrauchsprävention)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung und -erfüllung).

2.2 Nutzung des Portals

Während der Nutzung von SB Portal können Sie Daten zu Ihren Kunden, Mitarbeitern, Aufträgen, Angeboten, Rechnungen und weiteren Geschäftsvorfällen eingeben und verwalten. Diese Daten werden auf unserem Server gespeichert.

Wichtiger Hinweis zum Datenschutzrecht: Für die personenbezogenen Daten, die Sie über Ihre eigenen Kunden und Mitarbeiter im Portal eingeben, sind Sie der datenschutzrechtlich Verantwortliche (Art. 4 Nr. 7 DSGVO). SB Code Solutions verarbeitet diese Daten ausschließlich in Ihrem Auftrag als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) können Sie hier direkt als Textdatei herunterladen — er wird automatisch auf Ihren Tenant zugeschnitten. Für eine gegenzeichnungsfertige Variante mit Firmenstempel wenden Sie sich an info@sb-code-solutions.de.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Kontodaten und Nutzungsdaten: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

2.3 Zahlungsabwicklung (Stripe)

Für die Abrechnung kostenpflichtiger Abonnements setzen wir Stripe ein:

Bei der Zahlung werden Sie auf die gehostete Checkout-Seite von Stripe weitergeleitet. Stripe verarbeitet dort Ihre Zahlungsdaten (Kreditkarte oder SEPA-Lastschrift) als eigenständiger Verantwortlicher. Wir übermitteln an Stripe lediglich Ihre E-Mail-Adresse, den Firmennamen, eine interne Betriebsnummer und den gewählten Tarif. Zahlungsmethode und Rechnungsadresse verwalten Sie im Kundenportal von Stripe. Bei uns gespeichert werden nur die Kennungen von Kunde, Abonnement und Rechnungen sowie deren Status. Kartennummern oder Kontodaten werden auf unseren Servern zu keiner Zeit verarbeitet.

Hinweis: Wir sind Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG und erheben keine Umsatzsteuer. Stripe ist entsprechend konfiguriert, keine automatische Steuerberechnung vorzunehmen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Mit Stripe besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA) gemäß Art. 28 DSGVO.

2.4 E-Mail-Benachrichtigungen

Für den Versand von System-E-Mails (Willkommens-E-Mail, Erinnerungen zum Testablauf, Zahlungsbelege) nutzen wir den SMTP-Dienst von IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur. Ihre E-Mail-Adresse wird dabei zur Zustellung der Nachricht übermittelt. Mit IONOS besteht ein AVV gemäß Art. 28 DSGVO.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

2.5 Hosting und Server

SB Portal wird auf einem Server der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, im Rechenzentrum Nürnberg (Deutschland) betrieben. Die Datenbank (PostgreSQL) und alle hochgeladenen Dateien werden ausschließlich auf diesem Server gespeichert. Mit Hetzner besteht ein AVV gemäß Art. 28 DSGVO.

Server-Log-Dateien (IP-Adresse, Zeitstempel, aufgerufene URL) werden für maximal 30 Tage gespeichert und danach automatisch gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem Betrieb).

Datensicherungen werden täglich verschlüsselt erstellt und nach 7 Tagen gelöscht.

2.6 Weitere Empfänger

Neben Stripe (2.3), IONOS (2.4) und Hetzner (2.5) werden Daten in folgenden Fällen an externe Dienste übermittelt:

• OpenStreetMap-Kartenkacheln (OpenStreetMap Foundation, Vereinigtes Königreich): Beim Anzeigen der Tourenkarte lädt Ihr Browser die Kartenkacheln direkt von OpenStreetMap. Dabei werden Ihre IP-Adresse, Browserdaten und der angezeigte Kartenausschnitt übermittelt. Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission.
• Nominatim (Geocoding, OpenStreetMap Foundation, Vereinigtes Königreich): Unser Server übermittelt Anschriften von Objekten bzw. Kunden und die Firmenanschrift, um daraus Koordinaten zu ermitteln.
• OSRM (Routenberechnung, öffentlicher Server des OSRM-Projekts): Unser Server übermittelt die Koordinaten der Einsatzorte einer Tour, um die Reihenfolge zu berechnen.
• Bright Sky (Wetterdaten auf Basis von Daten des Deutschen Wetterdienstes): Unser Server übermittelt gerundete Koordinaten von Objekten, um Wetterdaten abzurufen (z. B. für den Winterdienst-Nachweis).
• Web-Push-Dienste der Browserhersteller (Google, Apple, Mozilla, Microsoft): Wenn Sie Benachrichtigungen aktivieren, werden diese über den Push-Dienst Ihres Browsers zugestellt. Die Inhalte sind Ende-zu-Ende verschlüsselt; der Dienst erhält nur die Adresse des Abos, den Zeitpunkt und die Größe der Nachricht. Diese Dienste können ihren Sitz in den USA haben. Beim Abmelden wird das Push-Abo beendet.
• hCaptcha (Intuition Machines Inc., USA): nur bei der Registrierung eines neuen Betriebs zum Schutz vor automatisierten Anmeldungen. Dabei werden ein Prüf-Token und Ihre IP-Adresse an hCaptcha übermittelt. Grundlage für die Übermittlung in die USA sind Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO).

Die Schriftarten der Anwendung werden von unserem eigenen Server ausgeliefert; es werden dafür keine Daten an Dritte übermittelt. Analyse- oder Tracking-Dienste setzen wir nicht ein.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der vertraglich vereinbarten Funktionen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz vor Missbrauch bei der Registrierung).

2.7 Standort beim Einstempeln

Wenn ein Betrieb die Zeiterfassung nutzt, kann beim Ein- und Ausstempeln der Standort des Geräts erfasst werden. Das geschieht nur, wenn die Standortfreigabe im Browser erteilt wird; ohne Freigabe wird ohne Standort gestempelt. Gespeichert werden die Koordinaten (gerundet) und die Genauigkeit. Zweck ist der Nachweis, dass die Arbeit am Einsatzort begonnen bzw. beendet wurde. Die Standortdaten sehen nur Büro und Administratoren des jeweiligen Betriebs; sie werden nach 90 Tagen gelöscht. Verantwortlich für diese Verarbeitung ist der jeweilige Betrieb (siehe 2.2).

3. Speicherdauer und Datenlöschung

3.1 Testzugang (Trial)

Der kostenlose Testzugang läuft nach 30 Tagen ab. Nach Ablauf des Testzeitraums wird das Konto zunächst gesperrt. Erfolgt innerhalb von weiteren 7 Tagen keine Aktivierung durch Zahlung, werden alle zugehörigen Daten (Datenbank, Konfiguration, hochgeladene Dateien) unwiderruflich gelöscht.

3.2 Bezahltes Abonnement

Nach Kündigung eines bezahlten Abonnements bleiben Ihre Daten bis zum Ende des bezahlten Zeitraums zugänglich. Danach wird das Konto gesperrt und nach weiteren 7 Tagen vollständig gelöscht.

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (insbesondere nach HGB und AO: 6 bzw. 10 Jahre für buchhalterisch relevante Unterlagen) gehen der Löschung vor, soweit wir selbst zur Aufbewahrung verpflichtet sind.

3.3 Löschung auf Anfrage

Sie können die Löschung Ihrer Kontodaten jederzeit per E-Mail an info@sb-code-solutions.de beantragen. Wir werden der Löschung innerhalb von 30 Tagen nachkommen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

4. Cookies und lokale Speicherung

SB Portal setzt technisch notwendige Cookies ein:

• portal_token: HttpOnly-Session-Cookie für den Login im Portal (Gültigkeit: 8 Stunden, wird bei Aktivität verlängert). Erforderlich für den Betrieb der Anwendung.
• customer_portal_token: HttpOnly-Session-Cookie für den Kundenportal-Login (Gültigkeit: 8 Stunden; sofern diese Funktion aktiviert ist).

Tracking- oder Marketing-Cookies werden nicht eingesetzt. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (technisch notwendig).

Damit das Portal auch bei schlechter Verbindung nutzbar bleibt, legt der Browser einen Offline-Zwischenspeicher an (IndexedDB und Cache-Speicher des Service Workers). Darin liegen zuletzt abgerufene Geschäftsdaten (z. B. Aufträge, Kunden, Zeiteinträge) sowie offline erfasste Eingaben und Fotos, bis sie an den Server übertragen sind. Zwischengespeicherte Antworten werden nach spätestens 24 Stunden verworfen. Der Zwischenspeicher wird beim Abmelden vollständig gelöscht und ebenso, wenn sich auf dem Gerät ein anderer Nutzer anmeldet. Hochgeladene Dateien werden nicht im Cache-Speicher abgelegt.

Im localStorage des Browsers werden nur Einstellungen gespeichert (z. B. Ansichtseinstellungen, Textvorlagen, Signatur, eine laufende Stoppuhr). Zugangsdaten werden dort nicht abgelegt. Diese Daten verlassen Ihren Browser nicht.

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (für die vom Nutzer gewünschte Funktion unbedingt erforderlich).

5. Ihre Rechte

Als betroffene Person haben Sie folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO):
  Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach

Anfragen zur Ausübung Ihrer Rechte richten Sie bitte an: info@sb-code-solutions.de

6. Aktualität

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand 06.11.2026 und kann bei Bedarf aktualisiert werden. Die jeweils gültige Version ist unter /legal/datenschutz abrufbar.